CIO的挑戰(zhàn)（七） ——項(xiàng)目預(yù)期管理

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項(xiàng)目預(yù)期管理是大部分CIO容易忽視的問題，項(xiàng)目過程中會有誤解、扯皮、甚至方向跑偏的現(xiàn)象，有的項(xiàng)目在項(xiàng)目驗(yàn)收會議上，還在為需求而爭吵，這些問題很可能都是項(xiàng)目預(yù)期管理不到位造成的。        什么是項(xiàng)目預(yù)期？項(xiàng)目預(yù)期就是“所有相關(guān)人員對項(xiàng)目的期望，包括項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)程、方法、和目標(biāo)”?！八邢嚓P(guān)人員”包括老板、相關(guān)部門高層、中層、關(guān)鍵用戶、具體操作人員、以及IT和供應(yīng)商顧問等。        不同的人有不同的背景、不同的認(rèn)識和不同的理念，不同的崗位看問題的角度也不一樣，所謂屁股決定腦袋，因此大家對項(xiàng)目預(yù)期產(chǎn)生差異很正常。但作為CIO，在項(xiàng)目啟動前有個特別重要的工作，就是統(tǒng)一（所有相關(guān)人員的）項(xiàng)目預(yù)期到合適的程度，這就是項(xiàng)目預(yù)期管理。        比如一家公司要更換MES系統(tǒng)，以前有老的MES系統(tǒng)，只不過平臺不好，供應(yīng)商已經(jīng)不提供服務(wù)了，沒有架構(gòu)設(shè)計，問題特別多，IT整天“救火”，產(chǎn)線也不滿意，這種系統(tǒng)更談不上優(yōu)化改進(jìn)了。對新系統(tǒng)大家的期望普遍很高：        1.老板希望有生產(chǎn)控制大屏，因?yàn)樗麆倓倕⒂^了智能制造的展會，覺得高大上；        2.生產(chǎn)副總希望減人，多用自動化系統(tǒng)，因?yàn)槿穗y招和降本壓力大；        3.車間經(jīng)理希望保留生產(chǎn)計劃的自由調(diào)配，三天內(nèi)的生產(chǎn)可以自由決定；        4.班組長希望系統(tǒng)加強(qiáng)控制，上道未完成，不允許流轉(zhuǎn)到下道工序；        5.質(zhì)檢希望檢驗(yàn)數(shù)據(jù)自動采集；        6.工人希望不要增加他們工作量；        7.IT希望系統(tǒng)穩(wěn)定，不能節(jié)假日經(jīng)常不得安寧。        針對以上情況，進(jìn)行了大量的內(nèi)部調(diào)研和外部調(diào)研。        內(nèi)部調(diào)研包括：        1.高層訪談，包括老板和其他相關(guān)高層        2.中層訪談        3.操作人員訪談        4.IT、關(guān)鍵用戶、和MES供應(yīng)商研討        外部調(diào)研包括：        1.行業(yè)內(nèi)MES使用情況調(diào)查；        2.成熟行業(yè)（汽車、電子、機(jī)械制造）MES應(yīng)用的參觀；        3.多種MES平臺的調(diào)研；        4.相關(guān)自動化設(shè)備的調(diào)研；        5.MES大咖的研討。        通過調(diào)研，統(tǒng)一MES項(xiàng)目預(yù)期如下：        1.核心痛點(diǎn)：系統(tǒng)不穩(wěn)定，問題太多；系統(tǒng)擴(kuò)展性差，難以支撐企業(yè)的發(fā)展。        2.項(xiàng)目的總目標(biāo)：系統(tǒng)穩(wěn)定；擴(kuò)展性強(qiáng)，很好地支撐企業(yè)的發(fā)展；提升質(zhì)量；提高效率        3.總體規(guī)劃，分布實(shí)施，讓所有人聚焦核心痛點(diǎn)和核心目標(biāo)，第一期主要解決核心痛點(diǎn)，其他的痛點(diǎn)不是不解決，而是分期分批解決，第一期的目標(biāo)是：        A.生產(chǎn)工藝在系統(tǒng)中抽象成模型，工廠所有工藝都是模型的派生，未來擴(kuò)大產(chǎn)能可自行配置        B.每道工序配置手持條碼掃描槍，加工前必須掃描生產(chǎn)流轉(zhuǎn)單        C.關(guān)鍵工序布置固定條碼掃描槍，自動獲取加工數(shù)據(jù)        D.生產(chǎn)計劃日清制，產(chǎn)線嚴(yán)格按生產(chǎn)計劃和生產(chǎn)節(jié)拍執(zhí)行，不能自由變更        E.倉庫（條碼）管理，支持PDA，包含庫位（條碼）、入庫、上架、下架、驗(yàn)貨、出庫、盤點(diǎn)等。        F.質(zhì)量管理，抽檢、全檢、返工、報廢等。        G.對接數(shù)控機(jī)床，向數(shù)控機(jī)床傳輸加工數(shù)據(jù)，暫不獲取加工信息（供應(yīng)商沒提供接口）。所有的車間自動物流（含立體庫），都有手動解決方案。        H.選擇成熟的MES平臺（穩(wěn)定強(qiáng)、擴(kuò)展性強(qiáng)）        I.與ERP完全集成        4.項(xiàng)目一期的實(shí)施周期為1+5+1，即1個月選型，五個月上線，1個月系統(tǒng)穩(wěn)定。項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)為：成立項(xiàng)目小組，項(xiàng)目啟動、選型確定供應(yīng)商、需求確認(rèn)、藍(lán)圖確認(rèn)、主數(shù)據(jù)確認(rèn)、系統(tǒng)培訓(xùn)、系統(tǒng)測試、上線、驗(yàn)收。        5.成立項(xiàng)目小組，組長由副總掛帥，規(guī)定組長、項(xiàng)目經(jīng)理（甲乙雙方）、關(guān)鍵用戶的責(zé)職。所有生產(chǎn)流程的變更由項(xiàng)目小組決定，集團(tuán)辦備案。每月向高層匯報一次進(jìn)展。        6.所有項(xiàng)目的核心文檔必須經(jīng)相關(guān)部門的副總和關(guān)鍵用戶簽字，包括項(xiàng)目目標(biāo)、需求、藍(lán)圖、主數(shù)據(jù)、以及測試報告等。        7.設(shè)立項(xiàng)目獎勵，在項(xiàng)目啟動初期，老板和HR簽字確認(rèn)。        以上1、2、3是目標(biāo)的預(yù)期；4是進(jìn)程的預(yù)期；5、6、7是方法的預(yù)期，讓所有人對項(xiàng)目一期的期望是：是用優(yōu)秀的系統(tǒng)更換現(xiàn)有的系統(tǒng)，保證生產(chǎn)的正常進(jìn)行，平滑過渡；確保生產(chǎn)計劃和過程的規(guī)范；未來增加新的產(chǎn)線，可快速配置達(dá)成；系統(tǒng)不做任何流轉(zhuǎn)強(qiáng)控，但未來可以增加；實(shí)現(xiàn)部分車間自動化物流；系統(tǒng)自動獲取部分?jǐn)?shù)據(jù)；做到物料可追溯；培養(yǎng)一批內(nèi)部骨干。關(guān)于監(jiān)控大屏、AGV或RGV、機(jī)器手、流轉(zhuǎn)強(qiáng)控、質(zhì)量提升比率、生產(chǎn)周期縮短比率、生產(chǎn)人員效率提升比率等，可規(guī)劃在二期或三期的目標(biāo)中，逐步實(shí)現(xiàn)。        預(yù)期管理的幾點(diǎn)說明：        1.首先要認(rèn)識到預(yù)期管理的重要性，有明確的預(yù)期管理意識。        2.對老板及高層的預(yù)期管理，CIO責(zé)無旁貸，而且至關(guān)重要。上面例子中，老板需要上監(jiān)控大屏，一定要讓老板理解安排到后期實(shí)現(xiàn)，監(jiān)控大屏說到底就是數(shù)據(jù)查詢，但數(shù)據(jù)查詢的前提是必須要有數(shù)據(jù)，而且是實(shí)時準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，因此，第一期必須聚焦數(shù)據(jù)的獲?。恢劣谏a(chǎn)副總希望減人，不建議列入項(xiàng)目目標(biāo)中，一般IT系統(tǒng)的實(shí)施，總體上肯定提升人員效率，如果把減人列入目標(biāo)，容易產(chǎn)生一線人員的誤解，甚至增強(qiáng)抵觸情緒，即使列入，也要換一種說法，比如人均產(chǎn)能、單班產(chǎn)能、單機(jī)產(chǎn)能等。        3.讓項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員都參與預(yù)期管理，不僅僅是CIO一個人的事，統(tǒng)一項(xiàng)目組內(nèi)部的認(rèn)識，跟其他部門溝通交流時，反復(fù)宣導(dǎo)。        4.預(yù)期管理貫穿于項(xiàng)目的整個上半段        a.從項(xiàng)目立項(xiàng)和調(diào)研就開始預(yù)期管理。        b.對明顯不合理的需求，當(dāng)場給予反饋，耐心解釋。比如上面例子中，車間經(jīng)理希望保留生產(chǎn)計劃的自由調(diào)配，這是明顯不合理的需求，信息化的前提是規(guī)范化，產(chǎn)線能自由調(diào)配生產(chǎn)極其不規(guī)范，此外更重要的是，產(chǎn)線的設(shè)計有生產(chǎn)節(jié)拍，所有的工藝路線，從投料到下線入庫都要按照節(jié)拍進(jìn)行，讓所有產(chǎn)線同步協(xié)調(diào)生產(chǎn)，形成合力，才能使工廠產(chǎn)能最大化，否則緩沖區(qū)就會爆倉，特別是組裝前的緩沖區(qū)，產(chǎn)生局部或全部停產(chǎn)。        c.對完美主義、一步到位的需求，當(dāng)場宣導(dǎo)“總體規(guī)劃，分步實(shí)施”的必要性。（參見《信息化的12個“坑”》中第一個坑就是完美主義）。比如上面例子中，班組長希望流轉(zhuǎn)強(qiáng)控，質(zhì)檢希望檢驗(yàn)數(shù)據(jù)自動采集，都屬于完美主義，需求合理，但不能一步到位，要分步實(shí)施。尤其是流轉(zhuǎn)強(qiáng)控，上線初期就強(qiáng)控，大部分情況都不具操作性，典型的給自己挖坑。往往是系統(tǒng)上線初期本身問題就多，再加上這些強(qiáng)控導(dǎo)致流程中斷，業(yè)務(wù)部門會要求取消這些強(qiáng)控。一般來說，第一步先保證流程暢通，從前到后把系統(tǒng)跑通特別重要，等系統(tǒng)穩(wěn)定幾個月后，如果業(yè)務(wù)有強(qiáng)控需求，也確實(shí)有必要，后期加上即可。        d.有時項(xiàng)目下半段還要適時強(qiáng)化項(xiàng)目預(yù)期。        5.CIO就是要在項(xiàng)目前半段多花時間，特別是預(yù)期管理和藍(lán)圖確認(rèn)，讓實(shí)施進(jìn)程少誤解、少扯皮、少內(nèi)耗、多聚焦，這樣項(xiàng)目的后半段才會順利，才能少花時間。        6.預(yù)期管理中，項(xiàng)目目標(biāo)最重要，很多公司做項(xiàng)目，目標(biāo)不明確就推進(jìn)，過程中目標(biāo)變，需求變，大家即使很努力，但扯皮多，經(jīng)常炒冷飯，缺乏成就感，業(yè)務(wù)也不滿意，項(xiàng)目失敗的可能性很大。        7.預(yù)期管理中，關(guān)鍵用戶深度參與的必要性，要讓公司高層和關(guān)鍵用戶都非常明確、理解和支持，以及系統(tǒng)上線后，關(guān)鍵用戶必定成為各部門的業(yè)務(wù)骨干。所謂深度參與就是項(xiàng)目的全程參與，而且需要花大量時間和精力參與，包括項(xiàng)目的選型，項(xiàng)目的需求調(diào)研，項(xiàng)目的藍(lán)圖確認(rèn)，項(xiàng)目的主數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，系統(tǒng)的測試、還有系統(tǒng)的培訓(xùn)等等，特別是項(xiàng)目的需求調(diào)研和藍(lán)圖確認(rèn)，關(guān)鍵用戶是最了解業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)的，只有關(guān)鍵用戶深度參與了，需求才不會偏離，藍(lán)圖才能更適合業(yè)務(wù)，更具操作性，大大地降低項(xiàng)目的風(fēng)險。詳細(xì)描述請參見《信息化的坑（八）——缺自己的團(tuán)隊》。        項(xiàng)目預(yù)期管理不但適用于IT項(xiàng)目，而且適用于所有其它項(xiàng)目管理。